Toutes les opérations relatives aux Créanciers - Fournisseurs peuvent être corrigées ou annulées. Pour ce faire, il est important de comprendre le processus étape par étape.
Etape no 1 :
Saisie d'une facture et comment la retrouver dans le système
Il s'agit en fait de la saisie d'une facture tel que démontré dans les étapes précédentes, précisément la facture < Radio Matériel >
Cette facture se trouve dans le Créancier-Fournisseur < Radio Matériel >
Sélectionner les onglets : Créanciers > Individuel
Sélectionner le créancier < Radio Matériel >
Ce qu'indique la figure ci-dessus :
1) Facture ouverte dans le Créancier-Fournisseur < Radio Matériel SA >
2) Il s'agit de l'exercice actuel ( 2021 )
3) Le détail de la facture
4) La facture n'est pas journalisée
Il faut comprendre que la facture se trouve dans le système sans aucune incidence comptable.
Cette facture se trouve également dans l'onglet : Créanciers > Rapports > Postes ouverts
Elle est également accessible depuis les onglets : Créanciers > Rapports
les onglets < Mouvements de comptes > et < Factures >
Rechercher la facture au moyen de son numéro ( RF-494791 )
Sélectionner les onglets : Créanciers > Créanciers
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1) Cliquer sur l'icône < Recherche > 3) Saisir le numéro de la facture à rechercher
Finaliser en cliquant sur l'icône < Recherche > |
Rechercher la facture par son montant
Cliquer sur l'onglet < Par montant > de la fenêtre ci-dessus:
Depuis cette même fenêtre il également possible d'élargir la recherche entre deux montants (de 200.00 à 250.00) par exemple.
Etape no 2 :
Journaliser une facture
L'intégration d'une facture dans le système s'effectue par le processus de la journalisation.
Il existe deux types de journaux, respectivement :
le < Journal Facture > qui contient les factures journalisées
le < Journal Paiement > qui contient les factures payées.
Les journaux sont numérotés automatiquement par le système et doivent être transférés dans la comptabilité pour que l'équivalence entre l'ERP et la comptabilité générale soit respectée.
Avant d'effectuer une situation comptable il faut s'assurer que ces journaux ont bien été transférés dans la période que l'on souhaite contrôler. Les journaux transférés en comptabilité sont également numérotés automatiquement par le système.
Pour corriger ou annuler des factures contenues dans le module des Créanciers il est nécessaire de procéder à la ré-ouverture des journaux. Ces opérations sont possibles pour autant que l'on dispose des droits qui sont signalés par un point d'interrogation placé entre des parenthèses, comme ceci :
(!)
Journaliser la facture < Radio Matériel SA >
Sélectionner les onglets : Créanciers > Aministration > Journaux > Factures
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Cliquer sur le bouton < Journalisation > |
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La fenêtre < Journalisation des factures > affiche toutes les factures qui sont en attente de journalisation. Pour lancer le processus de journalisation cliquer sur le bouton < Génération > |
1) La facture est désormais intégrée dans l'ERP et fait partie du journal 3063 avec la date
du 14.05.21. Elle fait partie intégrante des postes ouverts des débiteurs.
Pour que la balance des débiteurs ( ERP ) soit équilibrée avec le compte collectif des Créanciers en comptabilité générale, il est impératif que le journal 3063 soit transféré en comptabilité.
Etape no 3 :
Transféré le journal 3063 en comptabilité générale
Il n'y a pas de règle en ce qui concerne le transfert des journaux facturation, celui-ci peut être effectué en tout temps. Dans tous les cas, obligatoirement par trimestre en cas d'assujettissement à la TVA
Sélectionner les onglets : Créanciers > Administration > Journaux > Factures
1) Sélectionner le bouton radio < Non transférées >
2) Cliquer sur le journal 3063 pour lire son contenu
3) Le contenu du journal 3063 est affiché
4) Cliquer sur le bouton < Transfert en comptabilité > pour terminer le processus
1) Sélectionner le bouton radio < Transféréres >
2) Le journal 3063 est bien transféré en comptabilité générale, numéro d'écriture 397 de la comptabilité générale
Confirmation de l'écriture en comptabilité générale :
1) Ecriture comptable no 397
2) 4000 Compte de charge débité
3) 20000 Compte collectif créancier crédité
Pour information, les postes ouverts du module des créanciers doit être identique au compte 20000 de la CG.