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Notice

SMTP connect failed https://github.com/PHPMailer/PHPMailer/wiki/Troubleshooting

Une gestion centralisée des documents entrants et sortants (courriers, emails, documentation technique, photos, etc.) garantit une information à jour aux utilisateurs. La production des documents sortants est assurée par un traitement de texte compatible Word, ainsi qu’un éditeur HTML. Les courriers envoyés par la messagerie sont au format PDF.

Généralités

Gestion des modèles

La gestion de tous les modèles, s'effectue au moyen d'un traitement de texte compatible Word. Il s'agit notamment des modèles nécessaires à la réalisation :

- des devis, des fiches ateliers, des confirmations, des factures, notes de crédit, bulletins de livraison, etc. - de tous les documents liés aux factures, lettres de rappels, relevés de comptes par courriers et par mails, etc. - des documents liés aux contrats, abonnements, cotisations, etc. - des papiers correspondance, logos, entête, deuxième page, etc.

Ces modèles sont facilement réalisables et évoluent tout au long de votre activité. On se sert d'un modèle existant afin d'en créer des nouveaux.

Traitement du courrier

Cyrus offre une solution simple et efficace de la gestion des documents sortants et entrants pouvant s'adapter à tous types d'organisation. Les documents sont centralisés et accessibles directement depuis l'application selon le degré d'autorisation des utilisateurs. Des documents bien ordonnés améliore la productivité au quotidien. La classification des courriers entrants et sortants est librement paramétrable. L'accessbilité aux documents est protégée par l'autoriation d'accès sur 7 niveaux. Une gestion efficace de mots clés librement paramétrable permet une recherche efficace de documents. Une procédure de Backup intégrée permet de sauvegarder et récupérer ses documents par FTP en tout temps.

Maîtrise des documents sortants

La maîtrise les documents sortants représente une véritable valeur ajoutée à tous types d'organisation. Dans le même contexte, la traçabilité est assurée et répond à la question : qui a fait quoi, quand, comment et surtout pourquoi. Un traitement de texte compatible Word assure la rédaction de la corresondance. Pour chaque type de corresponcance il est possible d'utiliser des modèles. La correspondance pour le compte de tiers fait également partie de la solution. Le Workflow permet le travail collaboratif, plusieurs personnes peuvent à tout instant accèder à un document, et de ce fait, le compléter, le corriger. Les traitements deviennent simples et rapides surout dans un contexte à distance. Cyrus gère la gestion de bacs, il est donc possible d'imprimer un document depuis un bac défini. L'envoi d'un document peut s'effectuer par mail en .PDF. Un historique renseigne sur l'envoi d'un mail. Pour chaque document il est possible de conserver des copies dans des dossiers différents.

Documents entrants 

Les documents entrants acceptent tous les formats de MS Office ainsi que les PDF. Il est donc possible de numériser tous types de documents : factures fournisseurs, bons de commandes, courriers clients, fiches de salaires, etc. La récupération des documents s'effectue depuis le poste client soit depuis la boite de réception mail. L'information de trouve où il se doit à disposition des utilisateurs en fonction de leur droit d'accès.

Les documents entrants servent également aux stockages des pièces comptables qui sont accessibles depuis : - la gestion des documents, - la gestion des créanciers, - en comptabilité générale.

  • Document HTML

  • Document HTML

  • Feuille Excel

  • Document Word